Peter Hinssen voorspelde het tien jaar geleden al in zijn boek Digitaal is het nieuwe normaal: de digitale transformatie is onafwendbaar. Ook in HR – toch dé mensensector bij uitstek – vinden digitale processen schoorvoetend ingang. Veel bedrijven voelen de drang om deze processen snel te realiseren. Daarin schuilt net het gevaar. Want wanneer digitalisering zich beperkt tot een vlottere ‘administratie’, laten organisaties enorme kansen liggen. Zes aandachtspunten om met de juiste digitale mindset je HR-beleid, je organisatie én je mensen te versterken:
Stel je visie op digitalisering scherp
Human Resources doe je voor mensen, niet voor processen. Logisch dus, dat je ook in je digitaliseringstraject de mensen centraal zet. Stel daarom eerst de vraag: hoe kunnen we de digitale transformatie aangaan zodat zowel mens als organisatie er sterker uitkomen? Focus hierbij op twee doelstellingen:
- Hoe creëer ik een betere informatieservice aan mijn medewerkers? Hoe kan ik iedereen binnen de organisatie eenvoudig, tijdig, transparant en accuraat informeren?
- Hoe maken we meer tijd vrij voor een sterke persoonlijke connectie met mensen, om mee vooruit te denken én toekomstgericht te bouwen aan een topwerkplek? Wég van administratie en naar de kern van HR.
Zorg voor draagvlak
Eerst een applicatie kiezen en vervolgens een proces implementeren om er mensen mee te laten werken: wat krijg je dan? Inderdaad. ‘Grrrr’ en ‘pffft’. Wanneer medewerkers de applicatie eerder als een vloek dan een zege beschouwen, heeft jouw digitale transformatie intern weinig draagvlak.
‘Omdenken’ is de boodschap. Eerst kijken naar de mens en gebruiker, daarna naar de samenwerking om die vervolgens via processen te optimaliseren. En de applicatie? Die kies je pas aan het einde van de rit. Een voorafgaande strategieoefening is dus geen overbodige luxe. Zo bepaal je samen de noden, stippel je een gezamenlijke weg uit én … creëer je betrokkenheid.
Connecteer je medewerkers
Een digitaliseringstraject kan technologisch nog zo goed in elkaar zitten en op papier zoveel procent efficiëntiewinst meebrengen, de kritische factor blijft de gebruiker. Onvermijdelijk zijn er medewerkers die moeite hebben met verandering en digitalisering.
Het is noodzakelijk om ook hen mee te krijgen. Meer nog: om hen enthousiast te maken. Een geconnecteerde medewerker is een geëngageerde medewerker. Toon de relevantie van de digitalisering. Werk niet top-down, maar ook bottom-up. Installeer tijdens het traject werk- en testgroepen waartoe zowel het management en de IT’ers als de gebruikers behoren. Zorg voor ambassadeurs die hun enthousiasme delen met collega’s zodat ook zij nieuwsgierig worden en uitkijken naar de go-live.
Kies de juiste applicatie
In de HR-sector regent het vandaag softwaretools. Apps om te communiceren, om te engageren, te groeien, te evalueren, te belonen, om de tevredenheid te meten, voor tijdsregistratie, voor het beheer van opleidingen, selfservicesystemen, … Laat je het hoofd niet gek maken door ‘veelbelovende’ fancy apps. En hap zeker niet te snel toe. Een slechte keuze kost je naderhand veel tijd en geld.
Toets daarom eerst de mogelijkheden van de apps aan je visie en doelstelling. Check of ze de informatieservice en/of de betrokkenheid verhogen. Kijk in je keuze van je applicatie ook naar de continuïteit van de leverancier. Wat heb je aan een applicatie wanneer je ze niet mee kunt laten evolueren met je bedrijf? Ga aan de andere kant ook best niet voor een groot ‘allesomvattend’ systeem dat alles degelijk doet maar niet optimaal. Een doordachte combinatie van ‘best of breed’-toepassingen garandeert vaak een hogere efficiëntie én stelt je in staat om jouw digitalisering beter te laten aansluiten bij jouw bedrijfscultuur.
Respecteer je bedrijfscultuur
‘Culture takes strategy for breakfast’. Het is een feit: beslissingen of trajecten die haaks staan op je bedrijfscultuur stuiten sneller op weerstand. Digitalisering lukt niet van vandaag op morgen en nooit in één keer. Je serveert het best ‘in kleine porties’. Communicatie is hierbij een sleutelbegrip. Net zoals geduld.
Het omgekeerde geldt ook. Het digitaliseringstraject kan een katalysator zijn om naar een meer mensgerichte visie te groeien in de hele organisatie. Om connecties tot stand te brengen. Het komt het Human Engagement in je organisatie alleen maar ten goede.
Blijf focussen op het resultaat
Is het dat allemaal waard? Jazeker! Je informatieservice verbetert. Medewerkers connecteren makkelijker en vlotter met de personeelsdienst én andere afdelingen. Ze vragen sneller en eenvoudiger verlof aan, raken niet meer zo vaak gefrustreerd door uitblijvende antwoorden op hun vragen. Selfservice verhoogt de betrokkenheid en versterkt hun vertrouwen in de organisatie. Meer vertrouwen betekent dan weer een hogere snelheid in het beslissingsproces en dus lagere kosten. Bovenal ... werkt het fijner, aangenamer en efficiënter.
Digitalisering in HR is dus zoveel meer dan ‘Yes, I scan’. Het heeft ook een positief effect op je employer brand en schenkt nieuwe inzichten. Weg papieren mappen en gesloten kasten. Weg onnodige fouten in je loonberekeningen. Voortaan is de correcte HR-documentatie overal én veilig beschikbaar. En dat geeft je imago als HR-afdeling én HR-team een fikse boost. Allemaal … met de mens centraal.
Heb je de juiste mindset om van start te gaan? Doe de afvinktest.
√ Mijn bedrijf is er klaar voor. Er is draagvlak en er bestaat een duidelijke visie.
√ We denken echt in transitie en kijken verder dan scannen en archiveren.
√ We maken voldoende tijd vrij voor een goed digitaal plan.
√ We doen het niet op ons eentje, maar betrekken gebruikers in werk- en testgroepen.
√ We slaan niet door in onze digitale gedachtegang. De ultieme 20 % vergt vaak 80 % van je tijd.
√ We stemmen onze digitalisering af op onze organisatie en onze cultuur.
√ We gaan niet té snel want voor heel wat medewerkers is dit een uitdaging.
√ We houden rekening met de regelgeving rond GDPR.
Een gids nodig bij je digitalisering van je HR-afdeling?
Neem gerust contact op met ons voor extra inzichten.
