X

Kennis

Zijn functiebeschrijvingen nog van deze tijd?

17 september 2018

Zijn functiebeschrijvingen nog van deze tijd? - Kennis - Annelies & Co - Human Engagement Experts

Functiebeschrijvingen: we gebruiken ze voor de meest uiteenlopende HR-activiteiten. Van werving, selectie, evaluatie, coaching, functionering en beoordeling tot beloning en ontwikkeling. Maar zijn ze nog wel nuttig als je inzet op human engagement? Of kies je beter voor rollen?

Functiebeschrijving: de klassieker

Wie heeft welke functie en welke functiebeschrijving hoort hierbij? Welke competenties heeft die persoon nodig om deze functie goed uit te oefenen? Wat is de plaats van de functie in de organisatie? … HR-managers denken graag vanuit functies. Ze zijn welomlijnd. Het is handig wanneer je kan zeggen wie waarover beslist, op welke vergadering die persoon gewenst is en voor welke deeltaak hij of zij verantwoordelijk is.

Functiebeschrijvingen kenmerken zich door hun statische taakinhoud, vaste kaders, scherp afgebakende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ze zetten in op structuur, duidelijkheid, inzicht ... Dat is helder en duidelijk maar … eens de beschrijving op papier of online staat, heeft de werkelijkheid ze alweer achterhaald. Functies beschrijven vloekt bovendien met zaken als kennisproductiviteit, passie, autonomie, talent, innovatie, wederzijdse aantrekkelijkheid en ondernemerschap.

De dynamische realiteit

De economische dynamiek, de veranderende behoeften in de markt, de impact van technologie … Organisaties zijn continu aan verandering onderhevig. En die verandering verloopt sneller en sneller. In zo’n dynamische, complexe omgeving is er nood aan flexibiliteit en wendbaarheid.

Gevolg? We hebben steeds minder vaste functies en afdelingen, werken vaker in projecten en wisselende rollen. Het werk dat we doen kunnen we zelfs vaak niet meer opdelen in functies die volgens welomlijnde samenwerkingsprocedures tot oplossingen moeten leiden.

Van functie naar rol?

Denken en werken in rollen zet in op deze hedendaagse nood aan flexibiliteit. Het geeft houvast bij ontwikkeling, professionalisering, teamsamenstelling. Het houdt rekening met individuele talenten. Het helpt om in teamverband meer zelfsturend te werken en te presteren met minder hiërarchische lagen.

Rollen zijn een middel om met meer goesting je ding te doen. Voor het ene project kan dat meer een inhoudelijke rol zijn, voor een andere een meer ‘handen uit de mouwen’-aanpak. Sluit de rol goed aan bij je interesse, talent of beschikbaarheid? Dan geeft dat extra energie. In tegenstelling tot een functiebeschrijving is een rol dus dynamisch. Ze verandert continu en is niet te vatten in een uitgebreid profiel met takenlijst.

Functies Rollen
1 vaste functie die in 1 woord zegt wat je doet, en die iedereen begrijpt. Een samenhangend pakket aan taken dat een duidelijke bijdrage heeft tot het resultaat van een (deel van) de organisatie (bv adviseren, realiseren).
Mooi afgelijnde, afvinkbare taken in een voor iedereen gelijk functieprofiel. Een rol is een redelijk afgebakend stuk van een proces/taak binnen een team.
Er is maar 1 functie per persoon. Per persoon zijn meerdere rollen mogelijk.
Alle functies samen vormen een eenduidig en hiërarchisch organigram. Een rol is gebonden aan een werkproces. Ze is niet direct gelinkt aan hiërarchie. Je werkt in projecten en matrixen. Je geeft de organisatiestructuur in processen weer.
Vanuit functies denk je meer hiërarchisch. Groei en ontwikkeling betekenen verantwoordelijkheid over méér mensen en geld. Je groeit horizontaal, met meer verantwoording door kennis en kunde.
Functiehuis/competentie/procedure/top-down/taakfiches/… Rollen/talenten/ontwikkelmodellen/co creatie/…

Functies of rollen? Functies én rollen!

Regelmatig krijgen we de vraag – zowel van medewerkers als leiding – om beschreven functies te verhelderen, duidelijker te omschrijven of te actualiseren. Wat doe je in zo’n geval als je volop streeft naar het engagement van mensen en organisaties? Ga je in op die vraag of overtuig je bedrijven toch maar om voortaan met rollen te werken? Organisaties die innovatief willen omgaan met hun medewerkers, zijn nu eenmaal vaak voorstander van ‘rollen’.

In onze visie gaan we niet uit van de keuze tussen functies of rollen, tussen meer structuur of flexibiliteit. Uiteindelijk heb je beide nodig. De kunst is om te komen tot ‘the best of both’ binnen de context van de eigen organisatie. Functiebeschrijvingen blijven zinvol. Het blijft een middel om duidelijkheid te creëren, een basis ingrediënt voor ontwikkeling, beloning en samenwerking. Een hoeksteen om je organisatie op te bouwen.


Tips and tricks

Als je het slim aanpakt dragen duidelijke functiebeschrijvingen bij tot meer vertrouwen én engagement. Onze tips:

  • Maak één standaard template op.
  • Beschrijf de ‘stoel’ en niet ‘de persoon die op de stoel zit’.
  • Gebruik concrete en consequente formuleringen: hanteer de juiste werkwoorden en laat ze consequent terugkomen in alle functiebeschrijvingen.
  • ‘Kwaliteit boven kwantiteit’: beperk het aantal verantwoordelijkheidsgebieden tot maximaal 10.
  • Integreer het denken in rollen in de beschrijving.
  • Maak een duidelijk onderscheid tussen de hard skills (kennis, ervaring, diploma, etc.) en soft skills (competenties, gedrag).
  • Voorzie ruimte voor persoonlijke inbreng van de functiehouder: maak van een functiebeschrijving een gespreksinstrument.
  • Deel de functiebeschrijvingen binnen de organisatie.
  • Ga dynamisch en relevant om met de beschrijvingen. Houw ze niet in steen voor lange tijd.

Wil je graag een voorbeeld van de template die we zelf gebruiken om functies te beschrijven? Klik hier om deze te downloaden.

Delen:

Reageren

Om te reageren heb je een Annelies & Co account nodig.

Selecteer een netwerk om een account aan te maken of om met een bestaand account in te loggen.

Contactgegevens
Wij zijn sociaal

Website door InterXL | © 2019 Annelies & Co | Juridische informatie